Ensemble, rendons les gens heureux
Gestion évoluée pour les copropriétés
Gestion intégrée qui inclut les intérêts et les ressources de l'ensemble des acteurs dans le contexte de la copropriété.Nos clients
Administrateurs
qui assurent la conservation de l'immeuble
Syndicats
qui nécessitent une bonne gouvernance
Copropriétaires
qui veulent jouir de leur droit de propriété
✓ Négocier et signer, au nom du syndicat, des contrats pour les fournitures habituelles et des charges mensuelles ou périodiques relatifs aux parties communes, telles que primes d’assurances, aménagement paysager, déneigement, etc.
✓ Négocier et signer, au nom du syndicat, des contrats de nettoyage et d’entretien faisant partie de la gestion courante des parties communes.
✓ Organiser des appels d'offre afin d'obtenir des soumissions pour les contrats d'entretien préventif et les travaux de réparation.
✓ Faire le suivi des travaux d'entretien et de réparation et produire des rapports au conseil d'administration.
✓ Visiter régulièrement l’immeuble, stationnement et lots adjacents afin de s’assurer de la qualité et de la conformité des parties communes.
✓ S'assurer que les règlements de la copropriété sont appliqués et respectés et transmettre des avis aux copropriétaires fautifs lorsque nécessaire.
✓ S'assurer que les travaux d’entretien et de réparation réalisés par les fournisseurs sont conformes aux soumissions/contrats et à la hauteur des attentes du conseil d'administration.
✓ Faire la gestion du personnel employé par le syndicat de copropriété.
✓ Assurer un service téléphonique d’urgence 24 heures / 7 jours par semaine.
✓ Déplacement sur les lieux de la copropriété lors d'une situation d'urgence, les soirs et fins de semaine.
✓ Embaucher des professionnels du bâtiment pour effectuer des inspections, expertises et audits des divers actifs de la copropriété.
✓ Mettre à jour régulièrement le carnet d'entretien de l'immeuble (service connexe).
✓ Assurer la gestion de projets pour les grands traxaux, tels que l'installation de bornes de recharge dans le stationnement (service connexe).
✓ Organiser les assemblées générales des copropriétaires (AG) à distance (en visioconférence), produire la documentation nécessaire requise par les administrateurs et par le Code Civil du Québec et rédiger le procès-verbal ; voir à l'exécution des décisions prises par l'assemblée générale des copropriétaires.
✓ Organiser les réunions du conseil d'administration (CA) à distance (en visioconférence) selon le nombre convenu au contrat de gestion et comprenant, entre autres, la préparation de l'ordre du jour et de la documentation ainsi que l'exécution des décisions prises par le conseil.
✓ Préparer et rédiger le procès-verbal de l'assemblée générale et des réunions du conseil d'administration et en assurer la conservation et la classification.
✓ Assurer la gestion, la conservation, la mise à jour des registres, des archives et des plans de l'immeuble.
✓ Tenir à jour un registre des parties privatives comprenant les noms, les adresses, les numéros de téléphone de chaque copropriétaire, le numéro et le nom de la personne avec laquelle il faut communiquer en cas d'urgence, le numéro de stationnement, le numéro d'espace de rangement, etc.
✓ Tenir à jour un registre des parties privatives offertes en location par les copropriétaires.
✓ Tenir à jour un tableau avec toutes les parties privatives indiquant le montant afférent aux dépenses communes, le montant afférent aux dépenses liées aux parties communes à usage restreint, le montant afférent au fonds de prévoyance, le montant afférent au fond de réserve (si prévu dans le budget).
✓ Gérer les contrats d'assurance et de prestation de services, ainsi que des fournisseurs et du personnel d'entretien (révisions annuelles, négociations, évaluations périodiques).
✓ Maintenir à jour l'inscription du syndicat auprès du Registraire des entreprises.
✓ Assister et conseiller le CA dans ses démarches visant la modification de la déclaration de copropriété.
✓ Référer le CA, au besoin et de façon appropriée, à des conseillers spécialisés dans le domaine légal.
✓ Percevoir et déposer les charges communes (frais de condo) par prélèvement préautorisé avec Otonom Solution ou chèques postdatés.
✓ Pourvoir au paiement des fournisseurs par paiement bancaire automatisé avec Otonom Solution ou chèques.
✓ Assurer la tenue de livres comptables et produire le bilan ainsi que d'états financiers et d'états de résultats annuels.
✓ Préparer le budget annuel selon les objectifs du CA et suivre la rélation entre les revenus et les dépenses. Valider la pertinence du budget prévisionnel et signaler au CA tout écart par rapport au budget réel.
✓ Procéder au recouvrement des comptes recevables en souffrance selon la politique approuvée par le CA.
✓ Réaliser la répartition des charges communes selon les quote-parts des copropriétaires.
✓ Préparer et envoyer aux copropriétaires l'avis de cotisation.
✓ Transmettre au notaire les informations nécessaires lors de la vente d'une unité privative (service connexe).
